Warum du als Verpflichteter KYC Software brauchst

Warum du als Verpflichteter KYC / KYB Software brauchst

Das Geldwäschegesetz, kurz GwG fordert eine wachsende Anzahl der in Deutschland tätigen Unternehmen und Unternehmer auf, bei der Geldwäscheprävention aktiv mitzuwirken. Dies soll verhindern, dass illegale Geldströme in den Wirtschaftskreislauf eindringen. Explizität bedeutet dies: Nach dem GwG Verpflichtete müssen die sog. wirtschaftlichen Berechtigten recherchieren, die Identität der Kunden prüfen, und deren Daten aufbewahren. 

Das KYC (Know Your Customer) oder KYB (Know your Business) ist dabei Teil der allgemeinen Sorgfaltspflichten, die in § 10 GwG und folgenden für Verpflichtete geregelt sind. Der Kunde ist dabei zu identifizieren und diese Daten sind dann zu verifizieren.

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Wer nicht konform ist, zahlt Strafe

Das klingt rau, ist aber eine Tatsache. Verstöße gegen das Geldwäschegesetz werden als Ordnungswidrigkeit geahndet und mit einer Geldbuße von bis zu einer Million Euro belegt. Nun mag die eine oder der andere abwinken, dass dies wie so oft nur die großen Unternehmen betrifft und daher als mediales Säbelrasseln anzusehen ist. Dies ist aber längst nicht mehr so. Mittlerweile werden einzelne Berufsträger wie Rechtsanwälte, Notare und Steerberater regelmäßig geprüft. Selbst bei einfachen Verstößen ist mit einer Geldbuße bis 150.000 Euro zu rechnen. In der Praxis wird nicht selten das Zweifache des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils als Bußgeld errechnet. 

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Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Beim Umgang mit Daten tragen Unternehmen und Selbstständige jeweils die Verantwortung für die Verarbeitung jener und müssen sicherstellen, dass diese in einer angemessenen und sicheren Weise aufbewahrt werden.

Umfangreiche Pflichten zur Dokumentation sollen dies sicherstellen. Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht, bei gerichtlichen Kontrollverfahren und unter Umständen für eine nachträgliche Information Betroffener.

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Bußgelder vermeiden

Eine erfolgreiche Umsetzung dieser Verpflichtung beugt Strafen vor und setzt ein gut funktionierendes Datenschutz-Managementsystems voraus. Dabei müssen Verantwortliche abschätzen, welche Dokumentationspflichten sie zu beachten haben, und Prozesse einführen, die deren Einhaltung sicherstellen. Dies ist nicht mit einigen Textzeilen und Verweisen innerhalb des vorhanden CRMs, der Kundenakte oder einer Excel Liste getan – zumindest nicht rechtskonform. Dessen sollte man sich bewusst werden um unangenehme und etwaig kostenintensive Überraschungen zu vermeiden.

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Fehlende Compliance kann einen selbst tatsächlich einiges kosten. 

Im Gegensatz dazu ist es günstig, konform und weitgehend abgesichert zu sein und zeitgleich noch einiges an Verwaltungskosten einzusparen. Bevor wir hierauf tiefer eingehen, möchten wir kurz noch auf eine grundlegende Frage eingehen:

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Wer ist Verpflichteter?

Mit dem im Januar 2020 in Kraft getretenen Gesetz zur Umsetzung der fünften EU-Geldwäscherichtlinie, hat sich der Kreis der Verpflichteten deutlich erweitert. 

Seitdem zählen nun auch unter anderem: Anwälte, Steuerberater und Notare, Immobilienmakler, Banken und Payment Dienstleister, Gold- und Edelmetallhändler, Wirtschaftsprüfer, Versicherer, Auktionshäuser, Kunsthändler und Lageristen, Gewerbliche Händler von Gütern, Immobilienmakler, Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen, zu diesem Kreis und müssen strengere Sorgfalts- und Meldevorschriften bei ihren Geschäften einhalten.

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Dabei müssen die oben genannten grundsätzlich, kontinuierlich und aktiv darauf achten, ob bei ihren Kunden oder Geschäftspartnern Hinweise auf Geldwäsche vorliegen.

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Konform zu sein ist eine Herausforderung

Viele der Verpflichteten wissen natürlich sehr wohl um die Thematik und auch um die Möglichkeiten und Hilfsmittel GwG und KYC konform zu sein. In der Praxis hat jedoch selbsterklärend das Tagesgeschäft eine höhere Gewichtung und der bürokratische Aufwand ist eine große Belastung für Unternehmen und Unternehmer. Das “Durcheinander” bei der Kooperation mit den verschiedenen Beteiligten generiert weitere Risiken für Lücken in der Compliance und Performance.

Allzu schnell wird dabei etwas übersehen oder geht schlicht in der Masse unter. Kleine Unachtsamkeiten, die kostspielig werden können. 

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KYC-Software hilft, Bußgelder und Risiken zu vermeiden

Eine Software für KYC Prozesse hilft das Finanzielle Risiko zu minimieren. Schäden, die dem Unternehmen durch Korruption, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung entstehen können, werden abgewendet. 

Die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten wird durch eine geignete Kooperations Plattform nicht nur performanter, zeitgleich auch sicherer und generiert so höchste Konformität.

Als Resultat davon läßt sich die eigene Reputation steigern, Image- und Vertrauensverluste werden vermieden, selbst eine signifikante Kostenersparnis wird erreicht.

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Während es bereits vereinzelte Software-Lösungen mit verschiedenen Ansätzen gibt, mangelt es bisher an einer zuverlässigen, leicht bedienbaren und sicheren End-to-End Lösung. 

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Genau hier setzt BetterCo an. Als intuitiv bedienbare KYC- und Trust-Plattform für alle Stakeholder bietet BetterCo Unternehmen und KYC-verpflichteten Beratern eine zentrale Lösung. Diese Single-Source-of-Trust Plattform bietet rechtliche Compliance und gleichzeitig ein digitales Kundenerlebnis. Dabei ist BetterCo eine direkt verwendbaren Lösung, die implenmentierungsfrei, ohne IT Aufwand (Kosten) auskommt.

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