Das Problem

Hohe Aufwände, lange Durchlaufzeiten, keine Transparenz

YPOG ist mit mehr als 100 Berufstägern eine der führenden, deutschen Kanzleien im Bereich Venture Capital, Private Equity und Fund Structuring mit Büros in Berlin, Köln und Hamburg.

YPOG sah sich angesichts eines rasanten Wachstums vor das Problem gestellt, dass das Onboarding von neuen Mandaten und die Anlage neuer Akten rein email und papier-basiert erfolgte. Bevor Mandate unterzeichnet werden konnten, führte das zu hohen Durchlaufzeiten und extremen adminstrativen Aufwand bei Berufsträgern und Fachpersonal.

Insbesondere die Aufwände des Mandanten-KYC, für die Rechtsanwälte in der Ausübung ihres Berufs dem Geldwäsche-Gesetz verpfichtet, sofern sie an der Planung oder Durchführung von sogenannten Kataloggeschäften gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG beteiligt sind, führte zu hohen Aufwänden und Frustrationen - nicht nur bei Mandaten sondern auch bei Berufsträgern, die geldwäscherechtlicher Prüfungen ausgesetzt waren.

Es gab kein System, dass alle notwendigen Daten ende-zu-ende vorhielt, um auskunftssicher und revisionssicher zu agieren und transparent über die Risikoposition der Kanzlei und der Berufsträger den Aufsichtsbehörden Auskunft zu geben.

Die Lösung

Alle Mandanten - alle Prozesse - ein System

BetterCo stellt YPOG eine revisionssichere Plattform zur Verfügung, in der YPOG die gesamte Customer-Journey für das Mandanten-Onboarding und die Anlage von Akten digitalisiert.

Das YPOG Office-Team erfasst ALLE Mandanten (nicht nur die, für die ein KYC notwendig ist) über alle Kanäle (intern oder über Web). Damit ist sichergestellt, dass eine vollständige Risikoposition für die gesamte Kanzlei und pro Berufsträger erfasst werden kann und es nur einen Punkt für die Erfassung von Mandanten und Akten gibt.

Durch die Anbindung an das Handelsregister werden Daten und Dokumente automatisch vorausgefüllt. Kommunikation mit Mandanten erfolgt effizient über ein Chat-Modul statt über email.

Über no-code basierte, anpassbare Workflows werden die notwendigen Onboarding-Prozesse abgearbeitet. Dies umfasst den KYC natürlicher und juristischer Personen, die Risiko-Analyse, alternative digitale und analoge Methoden zur Identitätsüberprüfung (Face-2-Face, beglaubigte Kopie, IDNow, ..) und zur Unterschrift der Mandatsvereinbarung (Handschriftlich, Docusign, IDNow, ..). Die neue Akte wird ebenfalls in BetterCo erstellt und an das Kanzleisystem (LegalSense) übergeben,
80-90%
Mehr Produktivität
5x
schnelleres Onboarding
<5%
Partner Involvement

"Mit BetterCo erzielen wir extreme Zeit- und Kostenersparnisse für das KYC-Onboarding und die Risikoanalyse unserer Mandanten, die Unterzeichnung der Mandatsvereinbarung sowie das laufende Geldwäsche-Monitoring. Unsere Mandanten schätzen die kurzen Durchlaufzeiten und wir müssen kein E-Mail Ping-Pong mehr spielen. Unsere Partner können sich auf ihre Projekte statt auf lästige Administration fokussieren."

Helder Schnittker
Managing Partner, YPOG Partnership Berlin

Über betterco

Für alle ihre Mandanten

BetterCo ist eine end-to-end Onboarding und all-in-one Kollaborations-Plattform für GwG-regulierte Unternehmen in den Segmenten Recht, Steuern und Finanzen und deren Kunden. BetterCo erfasst Mandanten mit geringem Risiko direkt und Mandanten mit höherem Risiko einschliesslich der revisionssicheren Erfüllung aller Geldwäsche-rechtlichen Verpflichtungen sicher und verspricht zu jedem Zeitpunkt Nachweis- und Auskunftsfähigkeit gegenüber den Aufsichtsbehörden. Eine vollständig digitalisierte, KYC-konforme Customer Journey beschleunigt den Prozess von Signup bis zur Mandatsunterzeichnung bis zum Faktor 5 und erhöht die Produktivität und Entlastung der Fachkräfte um bis zu 90%.
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Häufig gestellte Fragen

von ANWÄLTEN

Sind ALLE Anwälte "Verpflichtete" gemäß GwG?  

Nicht alle Rechtsanwälte sind „Verpflichtete“ im Sinne des GwG.
Nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG sind Rechtsanwälte, verkammerte Rechtsbeistände,
Patentanwälte sowie Notare verpflichtet, soweit sie
a) für ihre Mandanten an der Planung und Durchführung von folgenden Geschäften
mitwirken:
aa) Kauf und Verkauf von Immobilien und Gewerbebetrieben,
bb) Verwaltung von Geld, Wertpapieren oder sonstigen Vermögenswerten,
cc) Eröffnung oder Verwaltung von Bank-, Spar- oder Wertpapierkonten,
dd) Beschaffung der zur Gründung, zum Betrieb oder zur Verwaltung von
Gesellschaften erforderlichen Mittel,
ee) Gründung, Betrieb oder Verwaltung von Treuhandgesellschaften,
Gesellschaften oder ähnlichen Strukturen oder
b) im Namen und auf Rechnung des Mandanten Finanz- oder Immobilientransaktionen durchführen.
2. Syndikusrechtsanwälte
Dies gilt prinzipiell, wie sich aus § 6 Abs. 3 GwG ergibt, auch für
Syndikusrechtsanwälte, wenn sie die vorstehenden Kataloggeschäfte im Rahmen
ihrer beruflichen Tätigkeit als Angestellte eines Unternehmens ausüben.

Welche Prozesse unterstützt BetterCo out-of-the Box?  

BetterCo unterstützt das GwG konforme Onboarding und Monitoring ihrer Mandanten, Investoren, Käufer, Händler, Beteiligungen, Kunden, .... Das KYC Onboarding umfasst die Identifizierung (= Datenermittlung) ihrer Kunden - ob als natürliche oder juristische Personen (B2C/B2B-KYC) - sowie ggf die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten und ihrer Vertretungsberechtigten. Dazu greifen wir auf öffentliche Datenquellen zu, um Daten soweit wie möglich vorauszufüllen. Auf Basis der ermittelten Daten können Sie die Risikoanalyse erstellen und Sorgfaltspflichten ableiten. Um nach erfolgter Identifizierung auch die Identität von Kunden, wirtschaftlich Berechtigten und Vertretungsberechtigten zu prüfen, bieten wir entsprechende Methoden an - von der Face-2-Face Verifikation bis zur Qualifizierten Elektronischen Signatur mit VideoIdent. Selbstverständlich können Sie dazu ihren eigenen DocuSign Account mitbringen.

Welche Möglichkeiten habe ich BetterCo anzupassen, um meinen Kunden ein einheitliches Nutzererlebnis zu geben?

BetterCo lässt sich nahtlos in Ihre Website einfügen. Die Daten werden direkt in Ihrem BetterCo Workspace abgelegt und können entlang des kyc-konformen Onboardings, der Risiko-Analyse und der Identitätsprüfung weiter qualifiziert werden. Bei Bedarf kann der Kunde jederzeit zur Kollaboration in BetterCo eingeladen werden und Informationen ggf ergänzen bzw bestätigen.

Über die Jahre hat sich bei uns eine Mischung aus digitalisierten, email- und papier-basierten Prozessen etabliert. Diese lassen sich nur schwer ändern. Wie fügt sich BetterCo in unsere bestehenden Prozesse ein?

Durch unseren Ansatz, No-Code Workflows zu generieren und erweiterte Stamm- oder Prozess-Daten dynamisch speichern zu können, lassen sich alle Prozesse auf ihre Bedürfnisse anpassen. Standardmässig erzeugt jeder Workflow am Ende einen PDF basierten Report. Dieser kann als "Brücke" zu email- und papierbasierten Prozessen dienen. Andererseits können Sie leicht Workflows anlegen, in denen Sie ihre PDFs Berichte abspeichern. Auf diese Weise können Sie eine schrittweise Digitalisierung der vorhandenen Customer Journey angehen.

Ich habe bereits ein CRM bzw. ein nachgelagertes Praxismanagement / ERP-System im Einsatz. Mit welchen Systemen lässt sich BetterCo integrieren?

BetterCo ist ein Ende-zu-Ende System - das von der Integration in ihre Webseite bis zur Vertragsunterzeichnung alle Onboarding Prozesse unterstützt. Die Architektur von BetterCo ist jedoch auf Integrationsfähigkeit in bestehende System-Landschaften ausgelegt. Gemeinsam mit unseren Partner erweitern wir stetig unsere "out-of-the-box" Integrationen z.B. in Kanzleisysteme wie LegalSense oder CRMs wie Hubspot. Kontaktieren Sie uns.

Als GwG-reguliertes Unternehmen bin ich verpflichtet, das Risiko auch meines Kunden-Bestands regelmäßig zu prüfen. Wie kann mich BetterCo hier unterstützen?

BetterCo bietet die Optionen sämtliche Unternehmens- und Kontaktdaten ihrer Kunden regelmässig gegen öffentliche Datenquellen wie das Handelsregister oder PEP-, Sanktions- oder Adverse Media Daten abzugleichen. Es können dedizierte Notifikationen eingerichtet werden, mit denen Sie beispielsweise über die Beststellung neuer Geschäftsführer, Änderungen in der Gesellschafter-Struktur oder einen PEP-Eintrag informiert werden.