Was sind Kunden (Mandanten, ..), Akten, Workflows (Prozesse) und Aufgaben?

Im Herzen Ihres BetterCo-Workspaces stehen Ihre Mandanten / Kunden und ihre gemeinsamen Prozesse, organisiert in der digitalen Akte.

Ein Kunde kann viele Akten haben, eine Akte kann viele Prozesse (Workflows) haben, ein Prozess kann viele Aufgaben haben.

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Ihr Kunde / Mandant

Egal ob Sie Anwalt, Steuerberater, ein Fond oder einfach ein Unternehmen sind. Mit BetterCo können Sie Ihre Kunden / Mandanten / Investoren / Händler, egal wie Sie Ihre Kundengruppe nennen, über unsere Plattform zentral verwalten und mit Ihnen kollaborieren. Ihre Kunden können juristische und natürliche Personen sein.

Unter “Mandanten” finden Sie Ihre Liste an Mandanten.

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Akten und Prozesse

Ein Kunde kann beliebig viele Akten haben. Diese finden Sie unter dem ersten Tab “Akten”. Eine Akte kann beliebig viele Prozesse haben. Die Liste der Prozesse innerhalb der Akte finden Sie, indem Sie die einzelne Akte "aufklappen". Hier sehen Sie nicht nur die Liste der Prozesse, sondern auch die Fortschrittsanzeige, den Status, Kommentare und das Datum der letzten Aktualisierung.

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⚠️ Innerhalb einer Akte kann es nicht 2x den gleichen Prozess im Status "offen/angemeldet" geben. So können Sie zum Beispiel nicht zweimal einen KYC Onboarding Flow starten. Zunächst muss der erste KYC Onboarding Flow abgeschlossen sein, bevor Sie einen zweiten starten können. So bleiben Sie immer auskunftsfähig, GwG-konform und halten eine saubere Datenablage.

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Ein Prozess besteht aus beliebig vielen Aufgaben. Die Liste der offenen Aufgaben können Sie sich entweder über das Kontextenu anzeigen lassen, oder Sie springen in die einzelnen Prozesse herein.
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Liste der Aufgaben über das Kontextmenü

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Liste der Aufgaben innerhalb des Prozesses

Wenn Sie die einzelnen Prozesse öffnen, finden Sie links eine Menüleiste. Diese Menüleiste zeigt die Aufgaben innerhalb des Prozesses an: Unternehmensdaten, Geschäftsadresse, Länderaktivitäten, Gesetzliche Vertreter, …

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Unsere vorgefertigten Prozesse

Wenn Sie einen neuen Prozess zu einer Akte hinzufügen möchten, können Sie aus einer Vielzahl aus vorgefertigten Prozessen auswählen.

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Unsere Prozess-Library beinhaltet aktuell folgende Prozesse:

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Aktenanlage

• Allgemeines Anliegen
• Verkehrsunfall
• Arbeitsrecht
• Dokumenten-Austausch
• GmbH gründen
• UG gründen
• GmbH & CoKG gründen
• AG gründen
• eGbR gründen
• Geschäftsführung ändern
• Satzung ändern
• Gesellschaft liquidieren
• Immobilienkaufvertrag
• Scheidungsfolgevereinbarung
• Ehevertrag
• General- und Vorsorgevollmacht
• Vorsorgevollmacht und/oder Patientenverfügung
• Steuerberatervollmacht für Finanzamt
• Testament
• Gemeinschaftliches Testament
• Unterschriftbeglaubigung
• Erstanfrage Steuerberatung
• SEPA-Lastschriftmandat

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KYC und Onboarding

• Legal KYC Onboarding (GwG konform)
• Legal Onboarding (ohne GwG)
• Tax KYC Onboarding
• Anleger KYC Onboarding
• Master Data – zum Erfassen von Stammdaten
• UBO Detection – zur Bestimmung der wirtschaftlich Berechtigten

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Risiko, Konflikt & Dokumentation

• Risikoanalyse
• KYC Erhebungsbogen
• Risiko Compliance Screening
• Conflict Check

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Identitätsprüfung & Unterschrift

• Identitätsprüfung – vor Ort
• Identitätsprüfung – notariell beglaubigte Kopie
• Identitätsprüfung – beglaubigte Kopie
• Identitätsprüfung – Drittpartei
• VideoIdent Identify
• VideoIdent IDnow
• Handschriftlich beglaubigtes Original
• Unterschriebenes PDF / Scan
• DocuSign

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Dokumente & Templates

• Einwilligungen
• Vollmachten
• Beschlussvorlage

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Synchronisierung

• Legalsense – Mandant in LegalSense anlegen
• DATEV – Mandanten in Datev anlegen

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Eigene Prozesse

Möchten Sie eigene Prozesse erstellen oder Anpassungen vornehmen? Auch das ist kein Problem. Kontaktieren Sie dazu gerne unseren Support.

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