Wie füge ich Akten und Workflows zu einem Kunden hinzu und verwalte sie?

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Akten und Workflows zu einem Kunden hinzufügen und verwalten können.
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Akte erstellen

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1. Kunde auswählen

Gehen Sie hierzu auf die Seite "Mandanten verwalten" und wählen Sie Ihren gewünschten Kunden aus

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2. Button klicken "Akte anlegen"

Sobald Sie Ihren Kunden aufgerufen haben, finden innerhalb des ersten Tabs "Akten" die Liste aller Akten des Kunden. Innerhalb der Akte finden Sie alle Prozesse, die zur Akte gehören. In unserem Beispiel haben wir für den Kunden "Mustercompany GmbH" 1 Akte angelegt ("Testakte") mit einem Prozess ("GmbH gründen").

In der rechten oberen Ecke finden Sie einen Button mit dem Titel "Akte anlegen".

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3. Popup öffnet sich

Sobald Sie hier drauf drücken, öffnet sich ein Popup zum Anlegen der Akte. Folgende Einstellungsmöglichkeiten haben Sie beim Anlegen einer neuen Akte:

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• GwG-Relevanz
  • Rechtlich
  • Steuerlich
  • Steuerlich-Rechtlich
  • Notariell
  • Sonstige GwG
  • Keine
• Auswahl sog. Katalogggeschäfte
• Aktenname
• Beschreibung der Akte
• Auswahl an Prozessen, die direkt mit Erstellen der Akte gestartet werden sollen, z.B.
  • Erstanfrage
  • Legal KYC
  • Risikoanalyse
  • Identitätsprüfung
  • …

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5. Akte wird angelegt

Nachdem Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen haben, können Sie die Akte erstellen. Diese wird nun dem Kunden hinzugefügt und erscheint in der Liste der Akten.

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Workflow zur Akte hinzufügen

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1. Button klicken "+ Prozess hinzufügen"

Nun fügen wir der neuen Akte einen ersten Workflow hinzu. Hierzu drücken wir in der gewünschten Akte auf den Button "+ Prozess hinzufügen"

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2. Gewünschter Prozess auswählen

Es öffnet sich ein Popup. Hier stehen Ihnen die verschiedenen Workflow-Kategorien zur Verfügung. Wählen Sie zuerst die gewünschte Kategorie (z.B. "Aktenanlage"). Nun stehen Ihnen alle Workflows innerhalb dieser Kategorie zur Auswahl bereit (z.B. Verkehrsunfall, Arbeitsrecht, Allgemeines Anliegen, …).

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3. Workflow wird der Akte hinzugefügt

Der gewünschte Workflow wird der Akte hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass es innerhalb einer Akte nicht 2x der selbe Prozess im Status "offen" existieren darf. Das bedeutet, wenn Sie einen laufenden KYC Workflow haben, können Sie keinen neuen KYC Workflow der Akte hinzufügen. Dies ist erst wieder möglich, sobald der erste KYC-Worfklow als "abgeschlossen" markiert wurde.

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Akte verwalten

Via Context Menu (dem Icon mit den drei Punkten) haben Sie zur Verwaltung der Akte folgende Möglichkeiten

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1. Prozess hinzufügen

Hier können Sie neue Prozesse dieser Akte hinzufügen

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2. Akte editieren

Sobald Sie "Akte editieren" drücken, öffnet sich eine Sidebar mit der Möglichkeit folgende Eigenschaften zu editieren:

• Name der Akte
• Status (Aktiv vs Inaktiv)
• Beschreibung der Akte
• Liste aller offenen Prozesse + Möglichkeit neue hinzuzufügen
• Liste der Team Mitglieder
• Liste aller Aktenbeteiligten + Möglichkeit neue hinzuzufügen
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3. Akte löschen

Hier können Sie die Akte löschen. Eine Akte kann gelöscht werden, sobald alle darin enthaltene Prozesse abgeschlossen sind.

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4. Akte mit Mandant teilen

Mit dieser Funktion können Sie die gesamte Akte mit Ihrem Mandanten teilen. Dieser kann den Link öffnen und sieht alle offenen Prozesse. So können sie gemeinsam an den Prozessen arbeiten.

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