Im Rahmen einer KYC-Prüfung (Know Your Customer) müssen verschiedene Dokumente bereitgestellt werden, um die Identität von Kunden, wirtschaftlich Berechtigten und handelnden Personen zu verifizieren. Diese Dokumente variieren je nach Art des Kunden (Einzelperson vs. Unternehmen,) und den regulatorischen Anforderungen. Hier sind die typischen Dokumente, die im Rahmen einer KYC-Prüfung bereitgestellt werden müssen:
1. Für Einzelpersonen (natürliche Personen)
Für Einzelperson erfragt unser System Ausweisdokumente
- Personalausweis oder Reisepass: Ein gültiges, amtliches Ausweisdokument mit Foto. Dieses Dokument wird verwendet, um die Identität zu verifizieren.
Ein Wohnsitznachweis (ein aktuelles Dokument, das den Wohnort der Person bestätigt, z. B. eine aktuelle Stromrechnung, ein Kontoauszug oder eine offizielle Meldebescheinigung) ist gesetzlich nicht erforderlich, kann aber durch das System bereit gestellt werden.
2. Für Unternehmen (juristische Personen)
Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland lädt unser System folgende Dokumente automatisch:
- Handelsregisterauszug: Ein offizieller Auszug aus dem Handelsregister oder ein ähnliches Dokument, das die Registrierung des Unternehmens belegt, inklusive Unternehmensname, Sitz, Gründungsdatum und Rechtsform.
- Gesellschafterliste: Eine Liste der Anteilseigner des Unternehmens, insbesondere wenn es wirtschaftlich Berechtigte gibt, die mehr als 25 % der Anteile halten.
- Strukturdiagramm oder Shareholder Chart im Rahmen des Geldwäschegesetzes (GwG) ist das Strukturdiagramm ein visuelles Hilfsmittel, das die Eigentums- und Kontrollstruktur eines Unternehmens darstellt. Es zeigt die Beziehungen zwischen den verschiedenen juristischen und natürlichen Personen, die über mehrere Stufen Anteile am Unternehmen besitzen oder es kontrollieren, insbesondere im Hinblick auf die wirtschaftlich Berechtigten. Diese Diagramme werden verwendet, um die Transparenz zu erhöhen und sicherzustellen, dass alle relevanten Personen, die direkten oder indirekten Einfluss auf das Unternehmen haben, identifiziert werden.
- Vertretungsvollmacht für eine handelnde Person: Insbesondere für handelnde Personen, die keine gesetzlichen Vertreter sind, wird eine Vertretungsvollmacht erstellt, die den Umfang der gewährten Befugnisse dieser Person im Rahmen des Mandats/der Transaktion festlegen.
Für bestimmte Organisationsformen (insbesondere Stiftungen und Fonds) erwartet das System weitere Standard Dokumente:
- Eine Anti-Geldwäsche-Erklärung (oft auch als AML-Erklärung – Anti-Money Laundering – bezeichnet) ist ein Dokument oder eine Erklärung, die Unternehmen oder Einzelpersonen abgeben, um ihre Einhaltung der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bestätigen. Diese Erklärung dient als Nachweis dafür, dass die entsprechenden Vorkehrungen und Maßnahmen getroffen wurden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen keine illegalen Finanzaktivitäten unterstützt oder in diese verwickelt ist.
- Stiftungsdokumente sind offizielle Dokumente, die die Gründung, Struktur und Verwaltung einer Stiftung regeln. Sie legen fest, wie die Stiftung arbeitet, welche Ziele sie verfolgt, und wie sie rechtlich organisiert ist. Diese Dokumente sind in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben und dienen der Transparenz sowie der Rechenschaftspflicht gegenüber Aufsichtsbehörden und potenziellen Spendern oder Stiftern. Dies sind u.a. Stiftungsurkunde (Gründungsurkunde),Stiftungssatzung (Statut), Vermögensnachweis oder Stiftungskapitalnachweis, Genehmigungsbescheid
Für diese automatisch generierten Dokumente ist zu überprüfen, ob sie den aktuellen Stand für das Unternehmen abbilden.
Unser System bietet zusätzlich die Möglichkeit an, weitere Dokumente von Kunden anzufordern. Dies können sein
- Satzung oder Gesellschaftsvertrag: Diese Dokumente geben Auskunft über die Struktur, den Zweck und die Geschäftsführung des Unternehmens.
- Nachweis der Geschäftsadresse: Ein Dokument, das die Geschäftsadresse bestätigt, z. B. eine Mietbescheinigung oder eine aktuelle Rechnung.
- Finanzberichte oder Jahresabschlüsse: Falls es sich um größere Unternehmen handelt oder um Finanzinstitutionen, können auch Finanzberichte oder Jahresabschlüsse angefordert werden.
- Bankreferenzen oder Kontoauszüge: Bei Banken oder Finanzdienstleistern können auch Bankreferenzen oder Kontoauszüge verlangt werden, um die finanzielle Integrität zu bewerten.
- Erklärung zur Steueransässigkeit: Für Steuerzwecke kann eine Erklärung zur Steueransässigkeit erforderlich sein, z. B. bei internationalen Kunden oder Unternehmen.
Diese Dokumente helfen dabei, die Identität zu verifizieren, das Risiko zu bewerten und sicherzustellen, dass keine illegalen Aktivitäten wie Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung über das Unternehmen oder die jeweilige Person abgewickelt werden. Die genauen Anforderungen können je nach Land, Branche und Art der Geschäftsbeziehung variieren.
